Algemene Voorwaarden

1. Partijen en Definities

Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) regelen de relatie tussen Krateos B.V., een besloten vennootschap ingeschreven in Nederland (“XeniaCloud”, “wij”, “ons” of “onze”), en iedere natuurlijke persoon of organisatie (“Klant”, “u”) die gebruik maakt van de XeniaCloud-diensten via xeniacloud.eu.

Definities die in deze Voorwaarden worden gebruikt:

• “Dienst” betekent de cloudgebaseerde bestandsopslag, e-mailhosting, agenda, contacten, kantoorbewerking en aanverwante functies die worden aangeboden via een XeniaCloud-abonnement.
• “Account” betekent het unieke account dat voor de Klant is aangemaakt om toegang te krijgen tot de Dienst.
• “Inhoud” betekent alle bestanden, gegevens, tekst, e-mailberichten, agenda-items en ander materiaal dat de Klant opslaat of verzendt via de Dienst.
• “Abonnement” betekent het terugkerende betaalde of gratis toegangsplan dat de Klant heeft gekozen.
• “AUP” betekent het Acceptabel Gebruik Beleid zoals uiteengezet in artikel 7 van deze Voorwaarden.

2. Aanvaarding van de Voorwaarden

Door een Account aan te maken, toegang te krijgen tot de Dienst of door tijdens de registratie op “Ik ga akkoord” te klikken, bevestigt u dat u deze Voorwaarden en ons Privacybeleid heeft gelezen, begrepen en ermee instemt gebonden te zijn. Indien u niet akkoord gaat, dient u geen Account aan te maken of gebruik te maken van de Dienst.

Indien u deze Voorwaarden namens een rechtspersoon aanvaardt, verklaart u dat u bevoegd bent die rechtspersoon te binden, en verwijst “Klant” in dat geval naar die rechtspersoon.

Wij behouden ons het recht voor deze Voorwaarden op elk moment te wijzigen. Geregistreerde Klanten worden minimaal 14 dagen voor de inwerkingtreding van een wezenlijke wijziging per e-mail of via een prominente mededeling op de website op de hoogte gesteld. Voortgezet gebruik van de Dienst na die datum wordt beschouwd als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden.

3. Dienstbeschrijving

XeniaCloud biedt de volgende diensten aan, afhankelijk van het gekozen abonnement:

• Bestandsopslag en synchronisatie (Nextcloud)
• E-mailhosting en webmail (Stalwart Mail)
• Agenda (CalDAV) en contacten (CardDAV)
• Online kantooreditor (Collabora; OnlyOffice beschikbaar als uitbreiding)
• Videovergaderen en teamsamenwerking (Nextcloud Talk, op betaalde abonnementen)
• E-mail met eigen domein (inbegrepen vanaf het Plus-abonnement; beschikbaar als uitbreiding op Free en Solo)

De actuele abonnementsvormen en prijzen zijn gepubliceerd op xeniacloud.eu/pricing. XeniaCloud behoudt zich het recht voor de prijzen te wijzigen met minimaal 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan bestaande Klanten.

4. Accountregistratie en Beveiliging

Om gebruik te maken van de Dienst dient u een Account aan te maken en nauwkeurige, volledige en actuele informatie te verstrekken. U bent verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van uw inloggegevens en voor alle activiteiten die onder uw Account plaatsvinden.

U bent verplicht:

• XeniaCloud onmiddellijk op de hoogte te stellen van ongeautoriseerd gebruik van uw Account via support@xeniacloud.eu
• Een sterk, uniek wachtwoord te gebruiken en tweefactorauthenticatie in te schakelen waar beschikbaar
• Uw inloggegevens niet te delen met andere personen of organisaties

XeniaCloud is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit uw niet-naleving van deze verplichtingen.

5. Abonnement, Betaling en Opzegging

5.1 Facturering

Betaalde abonnementen worden maandelijks of jaarlijks vooraf in rekening gebracht. Prijzen zijn zoals vermeld op xeniacloud.eu/pricing en zijn inclusief toepasselijke BTW voor EU-klanten. Betalingen worden verwerkt via onze betalingsprovider (Stripe). Door uw betaalgegevens in te voeren, geeft u toestemming voor terugkerende afschrijvingen.

5.2 Gratis abonnement

Het gratis abonnement wordt aangeboden zonder kosten en zonder enige uptime-garantie of serviceniveauafspraak. XeniaCloud behoudt zich het recht voor het gratis abonnement op elk moment te wijzigen, te beperken of te beëindigen, met een redelijke voorafgaande kennisgeving.

5.3 Opzegging

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen via uw accountinstellingen op xeniacloud.eu/my-account. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende factureringsperiode. Er worden geen pro-rata restituties verleend voor gedeeltelijke factureringsperioden, tenzij de toepasselijke wetgeving dit vereist.

5.4 Restitutie

5.5 Wanbetaling

6. Gegevens en Privacy

XeniaCloud is gecommitteerd aan de bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG/GDPR). Ons Privacybeleid, beschikbaar op xeniacloud.eu/privacy-policy, legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen.

Met betrekking tot de gegevensverwerkingsrollen:

• XeniaCloud treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor accountregistratiegegevens (naam, e-mailadres, factureringsgegevens).
• XeniaCloud treedt op als verwerker voor Inhoud die Klanten opslaan of verzenden via de Dienst. Wij openen, analyseren of gebruiken deze Inhoud voor geen ander doel dan het leveren van de Dienst.

Alle klantgegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers in de Europese Unie (Hetzner Cloud, Neurenberg, Duitsland). Er worden geen gegevens overgedragen naar derde landen buiten de EER zonder een passende rechtsgrondslag en waarborg.

Zakelijke Klanten die een Verwerkersovereenkomst (VOK) vereisen op grond van AVG artikel 28, kunnen deze aanvragen via privacy@xeniacloud.eu.

7. Acceptabel Gebruik Beleid (AUP)

De Dienst mag uitsluitend worden gebruikt voor wettige doeleinden en overeenkomstig deze Voorwaarden. De volgende vormen van gebruik zijn strikt verboden:

7.1 Illegale en schadelijke inhoud

• Het opslaan, verspreiden, uploaden of verzenden van inhoud die illegaal is op grond van het Nederlandse recht, het EU-recht of het recht van de jurisdictie van de Klant
• Kinderpornografie (CSAM) of enige inhoud die minderjarigen seksueel objectificeert, uitbuit of in gevaar brengt — dit is een nultolerantieschending die onmiddellijk wordt gemeld bij de bevoegde autoriteiten (waaronder de Politie en het NCMEC CyberTipline)
• Niet-consensuele intieme afbeeldingen (ook bekend als “wraakporno”)
• Inhoud die geweld, terrorisme of haatmisdrijven promoot, aanzet of faciliteert
• Inhoud die zelfbeschadiging of suïcide promoot of verheerlijkt
• Pornografische of seksueel expliciete inhoud van welke aard dan ook, ongeacht of het volwassenen of minderjarigen betreft
• Inhoud die inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden (auteursrecht, handelsmerk, bedrijfsgeheimen)

7.2 E-mail- en berichtenmisbruik

• Het verzenden van ongewenste bulk-e-mail (spam) of ongewenste commerciële berichten
• Phishing, spear-phishing of elke poging om ontvangers te misleiden tot het verstrekken van inloggegevens of persoonsgegevens
• Het oogsten of scrapen van e-mailadressen
• Het verzenden van berichten die een andere persoon, organisatie of domein imiteren
• Het verzenden van berichten die bedoeld zijn om fraude, oplichterij of social engineering te faciliteren
• Het omzeilen of uitschakelen van antispam- of snelheidsbeperkende mechanismen die door XeniaCloud worden gehanteerd

7.3 Technisch misbruik

• Pogingen om ongeautoriseerde toegang te verkrijgen tot XeniaCloud-systemen, accounts van andere Klanten of systemen van derden
• Het uploaden, verspreiden of uitvoeren van malware, ransomware, virussen, Trojaanse paarden of andere kwaadaardige code
• Het uitvoeren van denial-of-service-aanvallen (DoS/DDoS) tegen XeniaCloud of derden
• Gebruik van de Dienst voor het exploiteren van een botnet, proxy, Tor-exitknooppunt of anonimiseringsrelay
• Cryptocurrency-mining met XeniaCloud-resources
• Het omzeilen van opslagquota, snelheidsbeperkingen of andere technische restricties
• Pogingen om XeniaCloud-diensten te reverse-engineeren, decompileren of broncode te extraheren

7.4 Eerlijk gebruik — limieten voor e-mailverzending

Ter bescherming van de afleverbaarheid en reputatie van het gedeelde mailplatform gelden de volgende limieten voor uitgaande e-mail:

Deze limieten kunnen worden herzien en aangepast. Gebruik voor grootschalige transactionele of bulk-e-mailverzending wordt niet ondersteund op de standaard Dienst en vereist een aparte commerciële overeenkomst.

7.5 Gevolgen van schendingen van het AUP

XeniaCloud behoudt zich het recht voor, naar eigen inzicht:

• Elk Account dat dit AUP schendt onmiddellijk op te schorten of te beëindigen, met of zonder voorafgaande kennisgeving afhankelijk van de ernst van de schending
• Inhoud die dit AUP schendt te verwijderen of de toegang daartoe te blokkeren
• Schendingen te melden bij de bevoegde wetshandhavingsinstanties, in het bijzonder bij gevallen van CSAM of andere criminele inhoud
• Samen te werken met strafrechtelijke onderzoeken en te voldoen aan rechtmatige informatieverzoeken

Beëindiging wegens schending van het AUP geeft de Klant geen recht op restitutie.

8. Klantinhoud en Intellectueel Eigendom

U behoudt de volledige eigendom van alle Inhoud die u opslaat of verzendt via de Dienst. U verleent XeniaCloud een beperkte, niet-exclusieve licentie om uw Inhoud uitsluitend op te slaan, te verwerken en te verzenden ten behoeve van het leveren van de Dienst.

U verklaart en garandeert dat u beschikt over alle rechten, toestemmingen en instemmingen die nodig zijn om uw Inhoud via de Dienst op te slaan en te verzenden, en dat dit geen inbreuk maakt op rechten van derden.

De software, infrastructuur, handelsmerken en website-inhoud van XeniaCloud zijn eigendom van Krateos B.V. en worden beschermd door het Nederlandse en Europese intellectuele eigendomsrecht. Niets in deze Voorwaarden verleent u enige rechten op het intellectuele eigendom van XeniaCloud.

9. Beschikbaarheid van de Dienst

XeniaCloud streeft naar een betrouwbare dienstverlening, maar biedt momenteel geen formele Service Level Agreement (SLA) met gegarandeerde uptime of compensatieverplichtingen. De Dienst wordt geleverd op basis van commercieel redelijke inspanningen.

Gepland onderhoud wordt waar mogelijk van tevoren aangekondigd. XeniaCloud is niet aansprakelijk voor tijdelijke onderbrekingen als gevolg van onderhoud, hardwarestoringen, netwerkproblemen of overmacht.

Het gratis abonnement wordt aangeboden zonder enige beschikbaarheidsgarantie.

10. Gegevensbewaring en Verwijdering

Na opzegging of beëindiging van uw Account bewaart XeniaCloud uw gegevens gedurende 30 dagen om herstel mogelijk te maken in geval van abusievelijke opzegging. Na deze periode worden alle Inhoud en accountgegevens permanent en onomkeerbaar verwijderd.

U kunt uw gegevens op elk moment exporteren via de Nextcloud-export- en e-mailexporttools die beschikbaar zijn in de Dienst. Wij raden u aan een export uit te voeren voordat u uw abonnement opzegt.

• Verwijderde bestanden worden minimaal 90 dagen bewaard in de Nextcloud-prullenbak voordat ze permanent worden verwijderd.
• Bestandsversiegeschiedenis wordt minimaal 30 dagen bewaard.

11. Aansprakelijkheidsbeperking

Voor zover maximaal toegestaan door het toepasselijk Nederlands en EU-recht, bedraagt de totale aansprakelijkheid van XeniaCloud jegens een Klant voor vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met de Dienst niet meer dan het totale bedrag dat die Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de aanleiding heeft betaald.

XeniaCloud is niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, gevolgschade, punitieve of bijzondere schade, waaronder maar niet beperkt tot gegevensverlies, omzetverlies of verlies van zakelijke kansen, zelfs indien XeniaCloud op de hoogte was van de mogelijkheid van dergelijke schade.

Niets in deze Voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid van XeniaCloud voor overlijden of persoonlijk letsel door nalatigheid, fraude of frauduleuze misleiding, of enige andere aansprakelijkheid die niet contractueel kan worden uitgesloten krachtens het toepasselijk recht.

Consumenten in Nederland behouden alle wettelijke rechten op grond van het Nederlandse consumentenrecht (Burgerlijk Wetboek) die niet contractueel kunnen worden uitgesloten.

12. Garanties en Disclaimers

XeniaCloud garandeert dat de Dienst met redelijke vakbekwaamheid en zorg wordt geleverd. Buiten deze garantie wordt de Dienst aangeboden “zoals deze is” en “zoals beschikbaar”, zonder verdere uitdrukkelijke of impliciete garanties, inclusief maar niet beperkt tot garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel of niet-inbreuk.

XeniaCloud garandeert niet dat de Dienst ononderbroken, foutloos of vrij van virussen of andere schadelijke componenten zal zijn. U bent verantwoordelijk voor het bijhouden van adequate back-upkopieën van uw Inhoud.

13. Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, zonder toepassing van de bepalingen inzake wetsconflicten.

Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden wordt in eerste instantie voorgelegd aan de klantenservice van XeniaCloud via support@xeniacloud.eu met een schriftelijke omschrijving van de klacht. XeniaCloud zal de zaak binnen 30 dagen trachten op te lossen.

Indien het geschil niet in der minne kan worden opgelost, wordt het uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam, Nederland.

Consumenten in de EU kunnen ook klachten indienen via het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting op ec.europa.eu/consumers/odr, of bij de Geschillencommissie indien van toepassing.

14. Beëindiging

Beide partijen kunnen deze Voorwaarden op elk moment beëindigen. Klanten kunnen dit doen door hun Account op te zeggen. XeniaCloud kan dit doen door 30 dagen van tevoren schriftelijk op te zeggen, behalve wanneer de beëindiging te wijten is aan een schending van het AUP (zie artikel 7.5), in welk geval de beëindiging onmiddellijk kan ingaan.

Na beëindiging vervalt uw recht op toegang tot de Dienst. Bepalingen met betrekking tot intellectueel eigendom, gegevensverwijdering, aansprakelijkheidsbeperking en toepasselijk recht blijven van kracht na beëindiging.

15. Overige Bepalingen

• Volledige overeenkomst: deze Voorwaarden vormen samen met het Privacybeleid de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot de Dienst en vervangen alle eerdere overeenkomsten.
• Scheidbaarheid: indien een bepaling van deze Voorwaarden onuitvoerbaar blijkt, wordt die bepaling minimaal gewijzigd om ze uitvoerbaar te maken, en blijven de overige Voorwaarden volledig van kracht.
• Afstand van recht: het niet afdwingen van een recht onder deze Voorwaarden geldt niet als afstand van dat recht.
• Overdracht: u mag uw rechten of verplichtingen onder deze Voorwaarden niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van XeniaCloud. XeniaCloud mag haar rechten overdragen in verband met een fusie, overname of verkoop van activa.
• Overmacht: XeniaCloud is niet aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging die wordt veroorzaakt door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, waaronder natuurrampen, oorlog, cyberaanvallen of storingen in de internetinfrastructuur.

16. Contactgegevens

Krateos B.V.
Nederland
E-mail: support@xeniacloud.eu
Privacy / Verwerkersovereenkomst: privacy@xeniacloud.eu
Website: xeniacloud.eu